یکی از وظایف مؤدیان مالیاتی، تنظیم دفاتر روزنامه و کل و ارائه آن به اداره دارایی محل فعالیت شرکت است تا برای رسیدگی به اظهارنامه مالیاتی شرکت مورد بررسی قرار گیرد.
برای نوشتن دفاتر قانونی الزامات و نکاتی تعیین شده است که هر حسابداری باید پیش از انجام چرخه حسابداری از اجرای دقیق آن مطمئن شود. ” آئین نامه تنظیم دفاتر قانونی” که از طرف سازمان امور مالیاتی منتشر شده است، وظایف مودیان و نحوه نوشتن دفاتر قانونی را مشخص می سازد. پیشنهاد می شود پیش از نوشتن دفاتر قانونی این آئین نامه را مطالعه کنید. نکات مهم در این آئین نامه به قرار زیر است:
۱. قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در دفاتر قانونی روزنامه و کل، باید این دفاتر از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی امضا، پلمپ و ثبت شود.
۲. نوشتن دفاتر با مداد و ابزارهایی که به سهولت قابل محو شدن می باشد ممنوع است.
۳. برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال باید از دفاتر همان سال استفاده کرد و ثبت رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
۴. نوشتن دفاتر به صورت دستی الزامی است و استفاده از نرم افزارهای حسابداری دلیلی برای ننوشتن دفاتر نمی باشد.
۵. در شرکت هایی که از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویدادهای هر روز باید در همان روز انجام در دفتر روزنامه وارد شود.
۶. کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه، باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل وارد شود.
• نکته: تاخیر در ثبت دفتر اگر به قصد سو استفاده نباشد (به تشخیص اداره امور مالیاتی)، تا ۱۵ روز مجاز است.
• نکته: تاخیر در ثبت برای شرکت هایی که جدید التاسیس هستند، تا ۳۰ روز از تاریخ تاسیس مجاز است.
۷. شرکت هایی که از نرم افزار مالی استفاده می‌کنند، می توانند خلاصه ای از عملیات ماهانه را که در نرم افزارهای مالی وارد شده است، تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.
۸. موارد زیر موجب رد دفاتر قانونی می شود:
• در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور.
• تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوءاستفاده.
• جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوءاستفاده.
نکته: چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر، در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌کند.
• بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی.
• تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و کل، بیش از حد مجاز.
• اشتباه در ثبت یک رویداد به شرطی که در همان سال و بر اساس استانداردهای حسابداری اصلاح نشود.
• ارایه نکردن یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانویس).
• استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال‌های قبل.
• منطبق نبودن مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی، در مورد اشخاصی که از سیستم‌های مذکور استفاده می‌کنند.
• ثبت هزینه‌ها و درآمدها و هر قلم مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز.
همان گونه که در موارد بالا اشاره شد، در صورت استفاده از نرم افزار مالی، مودیان می توانند رویدادهای یک ماه را در یک سند تجمیع و تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل کنند. به این سند تجمیعی “سند کل” گفته می شود.
نکته: سند کل در اصل، یک سند فرضی است که اطلاعات داخل چند سند حسابداری را برای یک دوره مشخص تجمیع می کند. بنابراین سند کل در لیست اسناد حسابداری شرکت قابل مشاهده نیست.
جهت درک بهتر در زیر صدور سند کل را در یکی از نرم افزار های معتبر حسابداری توضیح می دهیم .
صدور سند کل در نرم افزار حسابداری سپیدار( از مجموعه نرم افزارهای همکاران سیستم ):
از آنجا که سند کل برای نوشتن دفاتر قانونی به کار می رود، فقط در بازه ای که وضعیت اسناد در آن بازه قطعی است، مجاز به صدور سند کل هستیم. بنابراین پیش از صدور سند کل و نوشتن دفاتر قانونی برای یک دوره مشخص ( مثلا ماهانه) ابتدا باید از صحت اطلاعات مطمئن و سپس اسناد را قطعی کنید.پس از انجام مراحل فوق، در سیستم حسابداری بر روی گزینه صدور سند کل کلیک کنید تا فرم صدور سند کل باز شود. در قسمت بالای این فرم، اطلاعات مربوط به آخرین سندی که برای آن سند کل صادر شده است نمایش داده می شود. همچنین در قسمت روش صدور می توانید تجمیعی یا روزانه بودن سند کل خود را مشخص کنید. به عنوان مثال اگر برای اردیبهشت ماه قصد صدور سند کل را داشته باشیم، در صورتی¬که گزینه تجمیعی را انتخاب کنیم، اطلاعات اسناد صادر شده در اردیبهشت به صورت تجمیعی و در قالب یک سند صادر می شود. در صورتی¬که گزینه روزانه را انتخاب کنیم، اسناد متعلق به هر روز با یکدیگر تجمیع می شوند و به تعداد روزهایی که در اردیبهشت سند صادر شده است، سند کل زده می شود. به خاطر داشته باشید که تعداد سندهایی که شما باید در دفتر روزنامه وارد کنید برابر با تعداد اسناد کلی است که در یک بازه وارد می کنید.
در قسمت پایین فرم، محدوده اسنادی را که می خواهید سند کل برای آن صادر شود را مشخص و بر روی دکمه صدور سند کل کلیک می کنید. در صورتی که در بازه انتخابی، اسناد قطعی شده باشند سند کل صادر می شود.
پس از صدور سند کل، می توانید گزارش دفاتر قانونی را استخراج و بر مبنای آن، دفتر روزنامه را بنویسید. برای این منظور در قسمت شرکت، بر روی گزینه گزارش ساز کلیک کرده و در فهرست گزارشات حسابداری، گزارش دفاتر قانونی بر مبنای سند کل را انتخاب کنید و گزارش بگیرید.
شرکت حسابداری و حسابرسی محاسبان خبره
